7 Tips voor een haalbare planning
Een goede en haalbare planning brengt rust. Weten dat al je taken en activeiten zijn ingepland op een manier dat je je geen zorgen moet maken over naderende deadlines. Alles uit je hoofd zetten en erop vertrouwen dat alles goed komt. Zo komt er ruimte vrij in je hoofd voor andere dingen. Om creatief te zijn, over prangende vragen na te denken of om meer tijd met anderen door te brengen.
Een goede planning brengt niet alleen rust maar zorgt er ook voor dat je aan de juiste dingen werkt. Door op voorhand na te denken over wat je gaat doen kan je bewuste beslissingen nemen over wat je wel en niet wilt bereiken. Het helpt je om prioriteiten te stellen.
Daarom in deze blogpost enkele tips voor het opstellen van een goede en haalbare planning.
1. KIES EEN PLANNER DIE BIJ JE WERKT
De eerste stap voor een goede planning is beslissen hoe en waar je gaat plannen. Er bestaan tal van digitale en online tools, maar je kan ook op papier plannen als dat je beter ligt. Kies een methode die bij jou past. Doe jij altijd alles digitaal, kies dan voor een digitale planner. Werk jij het nog het liefst op papier, doe dit dan! Laat je niet overtuigen door anderen en kies wat voor jou werkt!
2. VERZAMEL AL JE TO-DO’S
Een planning start met het verzamelen van ál je to-do’s. Noteer alles waar je mee bezig bent en waar je nog aan denkt. Ook terkerende taken of activiteiten. Maak een zo volledig mogelijke lijst. Zo zorg je ervoor dat je geen dingen vergeet te plannen.
3. STEL PRIORITEITEN
Een volgende essentiële stap is prioriteiten stellen. Bepaal welke taken belangrijk en/of het dringend zijn. Je kan hiervoor verschillende technieken gebruiken, zoals bijvoorbeeld de Eisenhower matrix. Stel jezelf bij elke taak ook de vraag: “Moet ik dit nu doen?“
4. MAAK KLEINE BEHAPBARE STUKKEN
Vaak gaan we taken uitstellen omdat we geen idee hebben hoe we deze taak tot een goed einde kunnen brengen. Dit los je op door grote taken op te splitsen in kleine behapbare stukken. Deze kleinere taken worden makkelijker om uit te voeren. En eens je gestart bent komt de rest vanzelf.
Weet je zelfs niet hoe je aan die kleine stukken kan beginnen, begin dan met jezelf deze vraag te stellen: “Wat kan ik nu doen om een beter idee te krijgen over hoe ik deze taak moet aanpakken?”. Is dit een vriendin of collega bellen om advies, informatie opzoeken op Internet, of door je archief gaan op zoek naar informatie? Plan dan dit eerst in!
5. HOUD REKENING MET JE RITME
Ik ben zelf een avondmens, het duurt ’s ochtends even alvorens ik in mijn flow kom. Daarom plan ik ’s ochtends meestal routine taken en namiddag taken die wat meer focus en concentratie vergen. Als jij daarentegen een ochtendmens bent kan je ’s ochtends best belangrijke taken in plannen, zonder eerst je mail en smartphone te checken. Eerst even doorwerken alvorens je afleiding toelaat.
Plan je taken dus in rekening houdend met je eigen ritme. Op deze manier zal je op het einde van de dag het meest gedaan krijgen!
6. PLAN MARGES IN
Plannen zijn altijd gebaseerd op inschattingen. Hoeveel tijd ga ik nodig hebben om boodschappen te doen? Hoeveel tijd kost het mij om dat rapport te schrijven? Als taken bij de uitvoering meer tijd nodig blijken te hebben moet je planning flexibel genoeg zijn om dit op te vangen.
Zorg er dus voor dat je planning niet te strak is. Voorzie genoeg ademruimte voor onverwachte zaken of taken die uitlopen. Met het opstellen van een goede en haalbare planning die niet te strak is, hoeft dit helemaal geen probleem te worden.
7. BELOON JEZELF
Als laatse, maar zeker niet onbelangrijkste tip, beloon jezelf! Geef jezelf een schouderklopje en doe iets leuk wanneer je iets van je lijstje kan schrappen of als je een project tot een goed einde brengt, Geef jezelf een stukje chocolade, kijk je favoriete serie op Netflix of maak een vreugdedansje :-).
