In 4 stappen een opgeruimde mailbox
Heb jij ook een mailbox die uitpuilt van ongelezen mailtjes, mailtjes waar je nog iets voor moet doen, en gelezen mailtjes die je eigenlijk niet meer nodig hebt? Maak komaf met een overvolle mailbox en volg deze 4 stappen voor een opgeruimde mailbox!
STAP 1: Organiseren van je mailbox
Maak volgende mappen aan in je mailbox:
- Te plannen werk
- Wachten op info
- Archief – met sub-mappen voor de verschillende domeinen waarvoor je informatie wil bewaren
STAP 2: Opruimen van je mailbox
Ga door je mailbox, mail per mail en bepaal welke actie je neemt:
- Niets mee doen en niet bewaren voor later = onmiddellijk weggooien
- Bijhouden ter referentie voor later = verplaatsen naar archief in de juiste sub-map
- Actie te nemen die minder dan 2 minuten duurt = onmiddellijk uitvoeren
- Actie te nemen die langer dan 2 minuten duurt = verplaatsen naar map “Te plannen werk”
- Wachten op antwoord of input van iemand anders = verplaatsen naar map “Wachten op info”
Doe dit vervolgens voor iedere mail die er binnenkomt. Zo zorg je ervoor dat je steeds een lege mailbox hebt.
STAP 3: Nieuwsbrieven
Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je de laatste maand geen enkele keer gelezen hebt. Deze zorgen voor een overvolle mailbox en dienen je tot niets. Verplicht jezelf ertoe iedere keer er een nieuwbrief binnenkomt af te wegen of je deze nog wil ontvangen. Indien niet, schrijf je onmiddellijk uit. Meestal vind je onderaan de mail een uitschrijflink.
STAP 4: Routines
Bepaal voor jezelf een vaste mailbox routine:
- Plan vaste momenten in waarop je de map “Te plannen werk” doorloopt en taken inplant in je agenda of je to-do lijstje.
- Ga wekelijks door je mails in de map “Wachten op info”. Zo kan je anderen tijdig een herinneren sturen.
- Als laatste, bepaal voor jezelf op welke tijdstippen van de dag je je mailbox controleert. Zorg ervoor dat je niet de ganse dag door in je mailbox zit! Ideaal is 2 à 3 keer per dag.
Deze routine is gebaseerd op de methode van Getting Things Done en heeft mij geholpen om te werken met een “zero-inbox”. Hopelijk heb jeij ook iets aan deze tips voor een opgeruimde mailbox.
