Je gaat automatiseren, maar nu? Wat ga je eerst automatiseren?

In een vorige blogpost “Waarom je administratie automatiseren” vertelde ik al waarom het belangrijk is om administratieve processen in je onderneming te automatiseren. Vandaag wil ik hier verder op in gaan en laat je zien hoe je kan beslissen met welk proces je eerst begint. Wat ga je eerst automatiseren? Waar begin je met automatiseren?

STAP 1: maak een overzicht van al je taken

Maak een overzicht van alle administratieve taken die jij in je onderneming uitvoert. Schrijf alle taken die jij minstens 1x per kwartgaal uitvoert.

Let op! Wees specifiek en beschrijf wat een taak precies inhoudt. Schrijf niet op ‘boekhouding’, maar schrijf op ‘facturen opmaken’, ‘betalingen van facturen opvolgen’, ‘inkomende facturen betalen’, etc.

Dit overzicht kan een lange lijst van to-do’s worden maar dat is helemaal geen probleem. Deze lijst zal je blijvend van pas komen als je deze oefening na je eerste automatisatie opnieuw gaat doen. Onthoud: hoe vollediger, hoe beter!

STAP 2: prioriteer al je taken

In de volgende stap ga je voor al de to-do’s die je hebt opgeschreven aanduiden (1) hoe vaak je deze taak uitvoert en (2) hoeveel tijd je per keer spendeert hieraan.

Frequentie

Hoe vaak je een taak uitvoert noemen we de frequentie. Deze kan je onderverdelen in een aantal categorieën, zoals bijvoorbeeld per kwartaal, maandelijks, wekelijks of dagelijks.

Tijdsbesteding

Ook de tijd die je per keer aan een taak spendeert ga je onderverdelen in een aantal categorieën, zoals bijvoorbeeld meer dan 1dag, max. 1 dag, maximum 4 uur, maximum 1 uur, maximum 15 minuten.

STAP 3: selecteer wat je gaat automatiseren

Ga nu alle to do’s in een diagram met twee assen plaatsen. Op de horizontale as plaats je de frequentie, op de verticale as de tijdsbesteding.

Je gaat nu starten met automatiseren van taken die in het kwadrant met hoge frequentie en grote tijdsbesteding voorkomen. Dit zijn de taken waar veel tijd in kruipt en die je ook regelmatig moet doen. Door deze te automatiseren haal je het meeste voordeel.