In 4 stappen je mailbox op orde

Heb jij ook een mailbox die uitpuilt van ongelezen mailtjes, mailtjes waar je nog iets voor moet doen, en gelezen mailtjes die je eigenlijk niet meer nodig hebt? Maak komaf met overvolle mailboxen en volg deze 4 stappen om je mailbox op te ruimen en op orde te houden.

STAP 1: Organiseren van je mailbox

Maak volgende mappen aan in je mailbox:

  • “Te plannen werk”
  • “Wachten op info”
  • “Archief” met sub-mappen voor de verschillende domeinen waarvoor je informatie wil bewaren

STAP 2: Opruimen van je mailbox

Ga door je mailbox, mail per mail en bepaal welke actie je neemt:

  • Niets mee doen en niet bewaren voor later = onmiddellijk weggooien
  • Bijhouden ter referentie voor later = verplaatsen naar archief in de juiste sub-map
  • Actie te nemen die minder dan 2 minuten duurt = onmiddellijk uitvoeren
  • Actie te nemen die langer dan 2 minuten duurt = verplaatsen naar map “Te plannen werk”
  • Wachten op antwoord of input van iemand anders = verplaatsen naar map “Wachten op info”

Doe dit vervolgens voor iedere mail die er binnenkomt. Zo zorg je ervoor dat je steeds een lege mailbox hebt.

mailbox op orde
mailbox routine

STAP 3: Nieuwsbrieven

Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je de laatste maand geen enkele keer gelezen hebt. Deze zorgen voor een overvolle mailbox en dienen je tot niets. Verplicht jezelf ertoe iedere keer er een nieuwbrief binnenkomt af te wegen of je deze nog wil ontvangen. Indien niet, schrijf je onmiddellijk uit. Meestal vind je onderaan de mail een uitschrijflink.

STAP 4: Routines

Bepaal voor jezelf een vaste mailbox routine:

  • Plan vaste momenten in waarop je de map “Te plannen werk” doorloopt en taken inplant in je agenda of je to-do lijstje.
  • Ga wekelijks door je mails in de map “Wachten op info”. Zo kan je anderen tijdig een herinneren sturen.
  • Als laatste, bepaal voor jezelf op welke tijdstippen van de dag je je mailbox controleert. Zorg ervoor dat je niet de ganse dag door in je mailbox zit! Ideaal is 2 à 3 keer per dag.

Deze routine is gebaseerd op de methode van Getting Things Done en heeft mij geholpen om te werken met een “zero-inbox”. Hopelijk heb jeij ook iets aan deze tips om je mailbox op orde te houden. Laat het me zeker weten in de reacties onderaan.

Meer tijd creëren voor jou als ondernemer, daar word ik gelukkig van!

Samen gaan we op zoek naar de best manier waarbij ik je kan ontzorgen!

Wil je meer weten over wat ik voor jou kan betekenen of hoe je met mij kan samenwerken? Op de pagina ‘Hoe kan ik jou helpen‘ vind je een overzicht van mijn aanbod.

Wil je meer weten over het gezicht achter Annelies@Work, hier vind je mijn verhaal en waarom ik Annelies@Work gestart ben. Volg me ook op sociale media of schrijf je in voor mijn nieuwsbrief om niets te missen!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *