Waarom automatiseren?

Waarom je administratie automatiseren?

Iedereen heeft het er tegenwoordig over, zoveel mogelijk taken in je bedrijf automatiseren. Maar waarom zou je je administratie automatiseren? Welke voordelen heeft dit? Laten we daarom eerst kijken naar wat automatiseren is.

Wat is automatiseren?

Automatiseren is simpel gezegd een computer iets laten doen in plaats van het zelf te doen. Je kan een proces automatiseren door de verschillende stappen die je op dit moment zelf of manueel doet in een automatisch proces te gieten waarbij een programma of tool deze stappen voor jou (gedeeltelijk) uitvoert.

Je administratie te automatiseren hoeft niet te betekenen dat je grote en complexe systemen moet implementeren. Denk maar aan de automatische berekening van je BTW bedrag in een excel blad. Of met gebruik van een tool zoals TextExpander kan je automatisch veel gebruikte tekst invoegen in je mails, documenten, etc.

Waarom automatiseren?

Tijdswinst

Het grootste voordeel van automatiseren is de tijdswinst door het niet meer zelf of manueel uit te voeren van een aantal stappen. Deze stappen worden voor jou gedaan en je verliest hier zelf geen tijd meer aan. Vandaar gaan we vooral taken automatiseren die ons op dit moment veel tijd en energie kosten.

Beperken van fouten

Een tweede belangrijk voordeel van een automatisch proces ten opzichte van een manueel proces is het beperken van fouten. Bij iedere manuele stap kan een fout gemaakt worden. Denk maar aan het opstellen van facturen, heb jij nooit eens eenzelfde factuurnummer gebruikt voor twee verschillende facturen? Of een rekenfout gemaakt in de berekening van de kostprijs?

Automatische processen daarentegen zijn zo ontworpen dat de kans op deze fouten minimaal en soms zelfs onbestaand is.

Kostenbesparing

Automatiseren zorg vaak ook voor een kostenbesparing in je onderneming. Op korte termijn zal je soms moeten investeren in een automatisatie of een tool, maar vaak brengt het je op lange termijn op. In plaats van iemand in te huren om jouw administratie manueel te doen, kan je deze kosten besparen door het werk automatisch te laten uitvoeren door je computer.

Tijdsonafhankelijk

Als laatste voordeel wil ik nog de tijdsonafhankelijkheid van automatische processen vermelden. Automatische taken kunnen meestal gepland worden om te draaien op momenten dat jij niet aanwezig bent of met andere dingen bezig bent. Zo kan je bijvoorbeeld met Social Media planning tools al je posts op voorhand inplannen, waardoor deze worden gepubliceerd op een door jou gekozen tijdstip.

Vergelijkbare berichten