Waarom je administratie automatiseren?

Iedereen heeft het er tegenwoordig over, zoveel mogelijk taken in je bedrijf automatiseren. Maar waarom zou je je administratie automatiseren? Welke voordelen heeft dit? Laten we daarom eerst kijken naar wat automatiseren is.

Wat is automatiseren?

Automatiseren is simpel gezegd een computer iets laten doen in plaats van het zelf te doen. Je kan een proces automatiseren door de verschillende stappen die je op dit moment zelf of manueel doet in een automatisch proces te gieten waarbij een programma of tool deze stappen voor jou (gedeeltelijk) uitvoert.

Je administratie te automatiseren hoeft niet te betekenen dat je grote en complexe systemen moet implementeren. Denk maar aan de automatische berekening van je BTW bedrag in een excel blad. Of met gebruik van een tool zoals TextExpander kan je automatisch veel gebruikte tekst invoegen in je mails, documenten, etc.


Waarom automatiseren?

Tijdswinst

waarom automatiseren: tijdsbesparing

Het grootste voordeel van automatiseren is de tijdswinst door het niet meer zelf of manueel uit te voeren van een aantal stappen. Deze stappen worden voor jou gedaan en je verliest hier zelf geen tijd meer aan. Vandaar gaan we vooral taken automatiseren die ons op dit moment veel tijd en energie kosten.

Beperken van fouten

waarom automatiseren: vermijden van fouten

Een tweede belangrijk voordeel van een automatisch proces ten opzichte van een manueel proces is het beperken van fouten. Bij iedere manuele stap kan een fout gemaakt worden. Denk maar aan het opstellen van facturen, heb jij nooit eens eenzelfde factuurnummer gebruikt voor twee verschillende facturen? Of een rekenfout gemaakt in de berekening van de kostprijs?

Automatische processen daarentegen zijn zo ontworpen dat de kans op deze fouten minimaal en soms zelfs onbestaand is.

Kostenbesparing

waarom automatiseren: kostenbesparing

Automatiseren zorg vaak ook voor een kostenbesparing in je onderneming. Op korte termijn zal je soms moeten investeren in een automatisatie of een tool, maar vaak brengt het je op lange termijn op. In plaats van iemand in te huren om jouw administratie manueel te doen, kan je deze kosten besparen door het werk automatisch te laten uitvoeren door je computer.

Tijdsonafhankelijk

waarom automatiseren: tijdsonafhankelijk

Als laatste voordeel wil ik nog de tijdsonafhankelijkheid van automatische processen vermelden. Automatische taken kunnen meestal gepland worden om te draaien op momenten dat jij niet aanwezig bent of met andere dingen bezig bent. Zo kan je bijvoorbeeld met Social Media planning tools al je posts op voorhand inplannen, waardoor deze worden gepubliceerd op een door jou gekozen tijdstip.

Hoe sta jij tegenover het automatiseren van je administratie? Ervaar jij er ook nadelen aan en welke dan? Laat het me weten via de reacties onderaan.

Annelies@Work

Meer tijd creëren voor jou als ondernemer, daar word ik gelukkig van!

Samen gaan we op zoek naar de beste manier waarbij ik je kan helpen en ondersteunen!

Wil je meer weten over mijn aanpak, hoe ik te werk ga en waar ik me op richt als wij gaan samen werken? Op de pagina ‘Hoe Annelies@Work jou helpt meer tijd te creëren‘ vind je meer uitleg over de verschillende stappen die ik neem om jouw administratieve processen te vereenvoudigen. Op de pagina ‘aanbod voor ondernemers‘ vind je terug in welke administratieve domeinen ik jou kan helpen.

Wil je meer weten over het gezicht achter Annelies@Work, hier vind je mijn verhaal en waarom ik Annelies@Work gestart ben. Volg me ook op sociale media of schrijf je in voor mijn nieuwsbrief om niets te missen!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *