Hoe lang moet je facturen bewaren?

Officiële documenten hebben een bepaalde bewaringstermijn, een termijn waarin we deze documenten moeten bewaren. Hoe lang is deze bewaringstermijn voor facturen in je onderneming? En is er een verschil in inkomende facturen en uitgaande facturen? Na opzoekwerk blijkt dat deze vraag niet zo eenvoudig te beantwoorden is.

Facturen op papier bewaren

De algemene regel is dat er een bewaartermijn van 7 jaar geldt voor alle boekhoudkundige stukken, zowel voor de BTW, belastingen als voor de boekhoudwetgeving. Deze termijn van 7 jaar begint te lopen vanaf 1 januari volgend op het jaar waarop de factuur betrekking heeft.

Uitzonderingen

Toch zijn hierop een aantal uitzonderingen:

• Facturen met betrekking tot investeringen (bv. machines, vervoersmiddelen, gebouwen) moet u bewaren tot 5 jaar na het laatste jaar waarin u heeft afgeschreven. Dit kan dus langer zijn dan 7 jaar.
• Facturen met betrekking tot de bouw van een pand moet u minstens 15 jaar bewaren omwille van de herzieningstermijn van 15 jaar voor de BTW.

Digitale facturen

Sinds 1 januari 2013 zijn papieren en elektronische facturen wettelijk gelijkgesteld. Dit wil zeggen dat facturen zowel op papier als via elektronische weg kunnen worden verstuurd, ontvangen en bewaard. Facturen die u digitaal toegestuurd krijgt mag u ook digitaal bewaren gedurende 7 jaar. U hoeft deze dus niet af te drukken om 7 jaar op papier te bewaren.

Maar wat met facturen die u nog op papier krijgt? Die mag u inscannen om digitaal te bewaren. Zo hoeft u de originele factuur op papier niet langer te bewaren. Maar let op, hier bestaan wel hier strenge regels voor:

Als tijdens en na de digitalisering aan de voorwaarden van authenticiteit (van de herkomst), integriteit (van de inhoud), alsmede leesbaarheid van de factuur wordt voldaan, bestaat er op zich geen bezwaar tegen de vernietiging van de papieren versie van een document zodra de digitale kopie of scan ervan is geüpload naar een boekhoudsysteem én een duurzaam archief voor de volledige wettelijke bewaartermijn van het document.

FOD Financiën

Ook de uitgaande facturen die je opmaakt mogen volgens dezelfde regels digitaal bewaard worden. Dit wil zeggen dat je deze moet bewaren op een manier dat er achteraf geen manipulatie meer kan worden uitgevoerd. De authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur moet steeds gewaarborgd blijven.